Ein Tech-Stack gegen Busy-Work: Wie ich mit KI-Tools durch den Alltag komme

Ich habe mit diesem Newsletter eine ziemlich einfache Hoffnung:
Dass du beim Lesen irgendwo denkst: „Okay, das hier probiere ich aus – das passt zu mir.“

Nicht „alles übernehmen“, nicht „Georgs Setup nachbauen“, sondern 1-2 Hebel mitnehmen, die in deinem Alltag wirklich etwas verändern.

Die Leute, die hier mitlesen, sind ziemlich unterschiedlich unterwegs:
Angestellte, Freelancer, Gründer:innen, Leute mit Kurs-Ideen, Leute, die einfach „KI besser verstehen“ wollen. Aber ein gemeinsamer Nenner taucht in euren Antworten immer wieder auf:

Mit genau dieser Perspektive will ich heute einen Teil meines Tech Stack erklären.
Und zwar sortiert nach: Was kannst du sofort nutzen und was lohnt sich erst, wenn du dein Business strukturierst und automatisierst? Ah und ChatGPT und Co. ist eh überall integriert, KI schwingt also einfach mit.

Also, wenn du weniger Busy Work und mehr Klarheit willst, soll dieser Newsletter dir am Ende 1–2 konkrete Hebel geben, die du sofort testen kannst. Let’s go:

Ich starte bewusst mit Tools, die jeder einsetzen kann. Egal ob du ein Team führst oder deinen eigenen Kopf organisierst.

Wenn ich nur eine kleine Sache aus diesem Artikel in die Welt schieben dürfte, wäre es vermutlich: Diktieren mit KI ist anders.

Ich habe gemerkt:
Ich antworte öfter, schneller und besser, wenn ich nicht tippen muss. Vor allem unterwegs.

Dafür nutze ich gerade Wispr Flow. Das ist dieses gehypte Diktier-Tool aus der Tech-Bubble - nur, dass der Hype hier ausnahmsweise halbwegs gerechtfertigt ist.

Klassisches Beispiel: Früher habe ich LinkedIn-DMs oft ewig liegen lassen. Heute diktiere ich sie auf dem Weg zum nächsten Termin und bin fertig, bevor ich ankomme. Denn die App macht es mir einfach, sie lässt ein Chat-Modell das Gesprochene in Form bringen. Kein “Komma, Absatz, Streichen” notwendig - einfach meine Gedanken aussprechen und der Text ist fertig.

Seit ich Wispr nutze, hat sich meine Kommunikationsgeschwindigkeit und -qualität deutlich verbessert, ohne dass ich „mehr arbeite“. Ich gebe dem, was ohnehin in meinem Kopf ist, einfach weniger Reibung.

Wispr hilft beim Eingeben von Text.
Tana hilft mir, mit all dem Zeug danach klarzukommen.

Tana ist im Kern ein Notiz-Tool. In der Praxis ist es für mich eher: mein persönliches Betriebssystem.

Alles, was operativ durch meinen Kopf geht, läuft dort zusammen:

Der wichtigste Effekt für mich:
Ich habe eine Anlaufstelle, egal ob es um mein Hauptbusiness, Side-Projects oder neue Startups geht. Ich muss nicht überlegen: „War das jetzt in Notion, im CRM, in irgendeinem Doc…?“

Ich schaue zuerst in Tana. Punkt.

Das funktioniert aber nur, weil ich einen relativ radikalen Schritt gegangen bin:

So wird Tana für mich zu so etwas wie einem Lebens-Dashboard über mehrere Firmen und Projekte hinweg.

Das ist zugegeben: nicht trivial aufzusetzen.
Dafür brauche ich Automatisierung (n8n etc.), ein bisschen API-Verständnis und Geduld.

Aber: Du musst nicht so ein „OS-Level-System“ bauen, um von Tana zu profitieren.

Wichtigster Benefit für mich:
Nicht, dass Tana schön aussieht oder fancy Features hat, sondern:
Alles, was wichtig ist, hat einen Platz und der ist immer derselbe.

Wenn du starten willst: Ich würde vermutlich mit einem soliden Template anfangen (z. B. das von Andre Foeken, heißt Orbital und ist kostenlos), damit du nicht bei Null loslegen musst, und es dann Stück für Stück an deine Realität anpassen.

Sobald andere Menschen ins Spiel kommen - Team, Kund:innen, Partner:innen - ändern sich die Anforderungen. Dann geht es nicht mehr nur um dein eigenes Gehirn, sondern darum, dass alle eine einigermaßen konsistente Arbeitsumgebung haben.

Während Tana mein persönliches OS ist, ist Notion unser gemeinsamer Tisch.

Wir nutzen Notion vor allem für Dinge, die viele Leute sehen und bearbeiten: Projektübersichten, Ziele und Aufgaben, Content-Planung, interne Dokumentation.

Notion ist nicht das spektakulärste Tool der Welt, aber es hat ein paar große Vorteile:

→ Tana ist mein persönliches Operating System.
Notion ist unser geteiltes Gedächtnis.

Ab jetzt wird es etwas nerdiger.
Die nächsten Tools sind eher relevant, wenn du:

Ich habe schon ein paar CRM-Systeme ausprobiert. Keines davon hat sich so sehr “Zukünftig kann ich hier bleiben” angefühlt wie Attio. Und ich weiß, CRM wechseln oder einführen ist wirklich überhaupt gar kein Spaß.

Ich habe für mein Main-Business auch wirklich lange darüber nachgedacht, ob wir sogar da wechseln. Denn hier waren wir davor 6-7 Jahre lang bei einem anderen Anbieter.

Jetzt haben wir doch gewechselt und unsere Effizienz hat sich tatsächlich dramatisch verbessert, einfach weil Attio so gebaut ist, dass man Automatisierungen, API-Anbindungen und Integrationen von Anfang an mit denkt und umsetzt.

Attio ist ein CRM das eher sagt: „Wir geben dir die Bausteine – du baust dir dein CRM so, wie dein Geschäft wirklich aussieht.“ Plus sie unterstützen uns mit top Automatisierungen, Datenanreicherung etc.

Ich nutze Attio zum Beispiel so:

Wenn du gerade am Anfang stehst, ein paar Kunden hast und noch viel improvisierst, kannst du mit leichten Tools oder sogar Notion/Tana schon sehr weit kommen.

Attio lohnt sich, sobald du merkst:

Und ja: Das ist nichts, was man mal eben am Sonntag nebenbei aufsetzt.
Aber wenn du diesen Schritt gehst, bekommst du ein CRM, das die Grundlage für Automatisierung und Freiheit sein kann.

Wenn Tana mein persönliches OS ist und Attio mein Geschäfts-Rückgrat, dann ist n8n das Ding, das im Hintergrund die Drähte zieht.

Mit n8n automatisiere ich Prozesse, die früher entweder:

Typische Dinge, die bei mir über n8n laufen:

„Das mache ich jetzt zum zehnten Mal, das müsste doch automatisiert gehen …“ ist in Kombination mit Tools wie Attio, Tana, Notion, Stripe, Slack usw. in N8N automatisierbar.

Sobald du wiederkehrende Abläufe kennst, ist n8n ein Hebel, der schnell Stunden pro Woche freischaufeln kann … und mentale Last gleich mit.

E-Mails … Jede Woche gehen da einige tausend Mails durch … verschiedene Accounts, Rollen, Kontexte. Zwischen all dem Noise die wichtigen Dinge nicht zu übersehen, ist überlebenswichtig.

Ich sage nicht „ohne Superhuman kann man keine Mail machen“. Aber:
Ohne Superhuman müsste ich vermutlich jemanden bezahlen, der mir dabei hilft, meinen Posteingang zu bändigen.

Was Superhuman für mich ausmacht:

Für wen ist das spannend?

Superhuman ist eher teuer und hat eine gewisse Einstiegskurve.
Es lohnt sich, wenn Mail bei dir ein echter Pain Point ist und du merkst, dass du dort täglich Zeit und Fokus verlierst.

Der letzte Block sind Tools, die nicht direkt „Geld verdienen“ oder „Prozess automatisieren“, aber einen riesigen Einfluss darauf haben, wie klar ich im Kopf bin.

Wenn du in den nächsten Monaten dabei bleiben willst, was in KI/Tech passiert, ohne jeden Tag eine Stunde zu googlen, ist das dabei hilfreich: Readwise kennst du vielleicht als Tool, das Highlights aus Büchern und Artikeln sammelt. Der Readwise Reader geht einen Schritt weiter: Im Prinzip ist es eine “Sammel alles und lies, wann du magst”-App.

Das Killer-Feature für mich:

Sie erstellen eine individuelle spezielle E-Mail-Adresse → Newsletter schicke ich dahin, nicht in mein eigentliches Postfach. Ich lese sie dann in einer App, die genau dafür gemacht ist: lesen, markieren, sortieren.

Dadurch passiert etwas Einfaches:
Newsletter sind nicht mehr ungeöffnete Mails, sondern eher wie kleine Magazine, die in einem dafür gemachten Regal stehen.

Bei Recherche und Informationsarbeit denke ich inzwischen selten in „Browser allein“.
Ich denke eher in Browser + KI.

Perplexity, Comet, Atlas, Dia – das sind Tools, die dir beim Suchen, Zusammenfassen und Einordnen helfen, ohne dass du fünfzig Tabs aufmachen musst.

Ich habe dazu schon an anderer Stelle ausführlich geschrieben (z. B. über Comet und wie man den sinnvoll nutzt).

Wenn du bis hierhin gelesen hast, bist du entweder sehr geduldig, oder du suchst wirklich aktiv nach Hebeln. In beiden Fällen: danke!

Was ich mir wünsche, ist nicht, dass du dir denkst:

„Okay, ich brauche jetzt Tana, Wispr, Notion, Superhuman, Attio, n8n, Readwise, Perplexity …“

Sondern eher:

„Wo genau tut es bei mir gerade weh und welches 1 Tool könnte das spürbar leichter machen?“

Als grobe Orientierung:

Wenn du magst, schreib mir gern:

Vielleicht wird daraus dann die nächste Ausgabe mit einem Deep Dive genau zu deinem Use Case.

Hab eine gute, möglichst stressfreie Woche ✌️