Hast du schon einmal erlebt, wie aus dem gut gemeinten „Wir nutzen jetzt ChatGPT“ ein stilles Chaos wird, weil niemand so richtig weiß, wie es funktionieren soll oder wofür es überhaupt gebraucht wird? Plötzlich werden private und Firmenaccounts vermischt, am besten sogar noch geteilt mit dem Partner oder der Partnerin – Rezepte fürs Sonntagsdinner und Meeting-Reports nebeneinander, manchmal sogar im gleichen Chat?
Das passiert aktuell recht häufig so. Deshalb schauen wir uns heute an: Wie klappt die Einführung von KI ins Team?
Was macht KI-Veränderung so anders?
KI ist kein gewöhnliches Tool-Update. Während frühere Software vor allem bessere Interfaces oder schnellere Prozesse brachte, verändert KI grundlegend, wie wir denken und arbeiten.
Unter anderem diese drei Besonderheiten machen die Veränderung so herausfordernd:
1. Neue Formen des Widerstands
Die Ängste gehen tiefer als bei normalen Tools. Es geht nicht nur um das nervige „Lerne eine neue Software“ aka “schon wieder alles anders”, sondern um existenzielle Fragen: „Werde ich noch gebraucht?“, „Schade ich mir selbst durch die Nutzung?“, „Ist das sicher?“ Diese emotionalen Faktoren benötigen andere Antworten als herkömmliches Widerstandsmanagement.
2. Mehrdeutigkeit im Zielzustand
Du kannst nicht genau vorhersagen, wie KI in sechs Monaten aussieht oder genutzt wird. Statt klarer Endziele musst du mit Fortschrittsmarkern arbeiten und dein Team darauf vorbereiten, souverän mit Unklarheiten umzugehen.
3. Die "nie endende Phase 2"-Herausforderung
Anders als klassische Projekte mit Anfang und Ende entwickelt sich KI ständig weiter. GPT-4 wird zu GPT-5, neue Features kommen monatlich dazu. Dein Change Management muss daher flexibel und anpassbar bleiben – kein kurzer Sprint, sondern ein Marathon mit wechselndem Tempo.
Die Erfolgsfaktoren für KI-Kulturwandel
Aus meinen eigenen Erfahrungen, auch bei der Implementierung in meinem Team, habe ich einige Hebel identifiziert, die ich gern mit dir teilen möchte:
1. Abholen ab Tag 1 + Prozesse festhalten
Wenn Arbeitsschritte nicht klar sind, lässt sich kaum etwas automatisieren oder durch KI erleichtern. Wir haben bei uns einfach damit begonnen, dass jeder seine Arbeitsschritte notiert und mit den anderen teilt. Das war einerseits die Grundlage, um gemeinsam zu schauen, was KI übernehmen kann, und andererseits ein direktes Abholen des Teams von Tag 1. Statt KI-Strategien im stillen Kämmerlein auszuarbeiten, sollten die späteren Nutzer:innen von Anfang an einbezogen werden.
2. Übergreifende Tools einsetzen & Abläufe erleichtern
Bei uns war es, dass Notions KI Projekte, internes Wiki und Cloud-Speicher miteinander verbindet. So führt eine KI-Anfrage schneller zum Ziel als die x-te „Wo ist das Logo gespeichert?“-Mail. Ob Copilot, Notion oder eine andere Lösung: Entscheidend ist, dass KI als Erleichterung verstanden wird, nicht als Erschwernis.
3. Transparente Kommunikation über Ängste
Die größten Hürden sind oft emotional. Sprich die Elefanten im Raum an, im Team und im 1:1: Wird KI Jobs kosten? Wie verändert sich meine Rolle? Was passiert mit meiner Expertise? Ehrliche Antworten schaffen mehr Vertrauen als Schönreden.
4. Gezielter Kompetenzaufbau – nicht jeder braucht das Gleiche
Statt alle durch eine Standard-KI-Schulung zu schicken, entwickle rollenspezifische Lernpfade. Vertrieb braucht andere Skills als Buchhaltung oder Marketing. Maßgeschneiderte Weiterbildung ist effektiver als das Gießkannenprinzip. Am besten: Ein, zwei Workshops zur Grundbildung und für Fragen, danach in Lernressourcen abtauchen lassen.
5. Experimentierfreude statt Perfektionismus
KI funktioniert am besten in einer Kultur, die Experimente erlaubt und aus Fehlern lernt. Statt monatelang das „perfekte“ System zu planen, lieber klein mit Pilotprojekten starten. Quick Wins zeigen Potenzial, Rückschläge werden zu Lernchancen und Lernfortschritte werden festgehalten, im Wiki, im wöchentlichen Meeting, egal wo. Es geht ums Teilen!
Bonus: Grundlage aller Dinge
Du willst, dass dein Team KI sicher, effektiv und clever nutzt? Dann statte sie mit den passenden Ressourcen aus! Ob ChatGPT-Team-Account oder eine interne Lösung auf eigenen Servern mit maximalem Datenschutz etc.; solange der Zugang fehlt, werden kreative Workarounds gesucht. Und das endet zum Beispiel damit, dass Accounts geteilt werden. Spoiler: Das ist selten die beste Idee.
Konkrete Schritte für dein Team
Phase 1: Awareness schaffen (2-3 Monate)
Quick Wins mit einfachen KI-Tools demonstrieren (ChatGPT für Meeting-Zusammenfassungen, Copilot o.ä. für Suchen & Finden)
Ängste ansprechen, Team von Tag 1 mitnehmen
Erste "KI-Champions" identifizieren und unterstützen
Phase 2: Experimentierfreude fördern (3-6 Monate)
Pilot-Teams bilden, die verschiedene Tools testen
Regelmäßige "Show & Tell"-Sessions für Erfolge und Fails
Feedback-Kultur etablieren + notieren: Was funktioniert? Was nicht?
Phase 3: Verstetigung und Skalierung (6-12 Monate)
Best Practices dokumentieren und teilen
KI-Governance entwickeln (Wer darf was? Welche Daten? Welche Tools?)
Kontinuierliche Weiterbildung systematisieren, Workshops oder interne Lernpfade festhalten
Was du konkret tun kannst
Diese Woche:
Ein 30-Minuten-Team-Meeting: "KI heute mit: Wo stehen wir?" Ehrliche Bestandsaufnahme der aktuellen Nutzung und der größten Bedenken.
Nächsten Monat:
Ein einfaches Pilotprojekt starten. Beispiel: Meeting-Protokolle mit KI erstellen und vier Wochen lang testen.
In drei Monaten:
Erste Lessons Learned dokumentieren und im Team teilen. Was hat funktioniert? Wo gab es Stolpersteine?
TL;DR:
KI einführen klingt einfach, ist es aber nur, wenn alle mitziehen. Wer sein Team nicht direkt ins Boot holt und beim Zugang geizt, erntet Chaos oder z.B. geteilte Accounts (not fun). Offen reden, gemeinsam ausprobieren und kleine Erfolge teilen, so macht’s am Ende Sinn.
Quick-Check:
Ist für alle klar, was KI bringen soll?
Haben alle den richtigen Zugang, ohne Workarounds?
Werden Ängste & Fragen offen angesprochen?
Kleine Pilotprojekte als Testlauf geplant?
Lernen & Erfahrungen werden miteinander geteilt?
Und hey – falls du konkrete Fragen zu deinem KI-Projekt hast oder Unterstützung beim Change-Prozess brauchst: Schreib mir einfach. Ich helfe immer gern weiter.
Bis bald,
Georg
P.S.: Wenn dir dieser Artikel geholfen hat, teil ihn gern mit anderen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen. KI-Transformation funktioniert am besten, wenn wir voneinander lernen.