Jeden Morgen bekomme ich eine AI-Zusammenfassung der wichtigsten Informationen für meinen Tag. Mein virtueller Chief of Staff trägt sie um 7 Uhr morgens für mich zusammen und präsentiert sie mir in einem Briefing, so wie es die Top-CEOs vorgelegt bekommen. E-Mails, Microsoft-Teams-Nachrichten, Kalendereinträge oder CRM-Updates … alles, was ich wissen muss, lese ich als erste Aufgabe in einer übersichtlichen E-Mail an mich.
Das Ganze basiert auf einer einfachen, modularen Automatisierung mit n8n. Und du kannst sie recht leicht nachbauen. Ich würde es einschätzen als einfach umsetzbar, wenn du schon ein paar n8n-Automatisierungen gebaut hast. Wenn du neu im Thema bist, dauert es vermutlich einen Moment länger. Aber auch für Anfänger ist der Artikel, denke ich, interessant. Die Logik des Aufbaus und die Tipps, die drumherum erwähnt sind, gelten für viele Anwendungsfälle.
In diesem Artikel bekommst du auf jeden Fall einen ausführlichen Schritt-für-Schritt-Guide mit Screenshots und Prompts zum Copy & Pasten.
Falls du lieber ein Video schauen möchtest, habe ich die Anleitung gerade hier in abgekürzter Form auf YouTube veröffentlicht:
Was du brauchst
Du brauchst nicht viel hierfür. Einen n8n-Account (beim Anbieter direkt, selbst gehostet oder lokal), einen API-Key für ChatGPT oder ein anderes LLM (z.B. Mistral, Googles Gemini o.ä.) und die notwendige Berechtigung für deine Datenquellen (Gmail, Outlook, MS Teams, Dex, etc.).
Wer lieber volle Kontrolle über Infrastruktur und Datenverarbeitung hat, kann dieselbe Logik auch auf einem selbstgehosteten n8n mit alternativen Modellen wie Mistral umsetzen. (Zur n8n selbst Hosting Anleitung geht’s hier: https://www.notesonbusiness.org/p/unendliche-n8n-workflows-f-r-5)
Überblick & Erklärung
Bevor wir in die Details einsteigen, hier ein kurzer Überblick: Wir bauen eine tägliche Automation, die morgens alle relevanten Informationen aus deinen Tools (E-Mail, Kalender, Teams, CRM etc.) sammelt, mithilfe eines AI-Agents analysiert und dir als kompaktes Briefing per Mail zuschickt. Die Struktur ist bewusst modular gehalten, so kannst du einzelne Datenquellen flexibel ein- oder ausschalten. Wichtig ist: Das Prompt muss klar definieren, was der Agent tun soll (erst sammeln, dann zusammenfassen), und die Daten müssen möglichst schlank vorbereitet werden, damit der Kontext des Sprachmodells effizient genutzt wird. Alles läuft über n8n, ohne Code, aber mit viel Wirkung. Ok, genug Theorie, so setzen wir’s um:
Schritt 1: Der Trigger
Deine neue N8N Automatisierung startet mit dem “Schedule Trigger”. Dieser sorgt dafür, dass der Workflow regelmäßig startet. Du könntest z.B. auch alle Stunde ein Update anfordern .. oder eben, wie in meinem Beispiel, morgens zum Tagesstart.
Node: Schedule Trigger
Einstellung: Daily um 07:00Schritt 2: Der AI Agent
Die gesammelten Infos werden später an einen KI-Agenten geschickt. Dem Agent weißt du ein Chatmodell (in meinem Fall OpenAI O1, funktioniert hervorragend) sowie eine “Simple Memory” zu.
Ein Chatmodell und eine Memory Node
Außerdem bekommt der Agent zwei Prompts:
🧠 Warum zwei Prompts?
In modernen Agent-Workflows wie bei OpenAI-Agenten werden zwei Prompt-Typen verwendet:
System Prompt: Gibt dem Modell seine Rolle, Haltung und Prinzipien. Es legt den Rahmen fest, wie gedacht, geschrieben und priorisiert werden soll … vergleichbar mit einer Stellenbeschreibung plus Arbeitsphilosophie.
User Prompt (Message Prompt): Gibt die konkrete Aufgabe für den jeweiligen Run. Hier steht, was zu tun ist, z. B. ein Briefing mit bestimmter Struktur, Fokus und Formatierung.
Das Zusammenspiel sorgt dafür, dass dein Output zuverlässig, konsistent und hochwertig bleibt, unabhängig von der Datenlage. So vermeidest du wirres BlaBla und bekommst täglich ein präzises, strukturiertes Briefing.
So sieht der AI Agent in n8n aus
✅ System Prompt (Copy & Paste ready):
Du bist der persönliche Chief of Staff eines Fortune-500-CEOs. Deine Aufgabe ist es, täglich ein präzises Executive Briefing zu erstellen, das strategische Entscheidungen ermöglicht.
PRINZIPIEN (wie bei den besten CEO-Assistent:innen):
- PYRAMID PRINCIPLE: Wichtigste Erkenntnisse zuerst
- EXECUTIVE SUMMARY: Maximal 3 kritische Punkte mit sofortigem Handlungsbedarf
- ACTIONABLE INTELLIGENCE: Jede Information muss zu einer Entscheidung oder Aktion führen
- ZEITKRITISCHE PRIORISIERUNG: Was muss heute entschieden oder erledigt werden?
- RISK & OPPORTUNITY FOCUS: Potenzielle Probleme und Chancen klar benennen
- COMPETITIVE INTELLIGENCE: Relevante Markt- und Wettbewerbsinformationen integrieren
- STAKEHOLDER MANAGEMENT: Wichtige Personen und ihre Interessen im Blick behalten
- QUANTIFIZIERTER IMPACT: Wo möglich mit Zahlen, Metriken, ROI
TON & STIL:
- Direkt, prägnant, entscheidungsorientiert
- Keine Füllwörter oder unnötige Höflichkeiten
- Bullet Points für schnelle Erfassung
- Klare Handlungsempfehlungen mit Fokus auf Outcome
- Deadlines, Meetings und kritische Termine hervorheben
User Prompt, Teil 1 (Copy & Paste ready):
Der erste Teil des User-Prompts ist Copy-and-paste ready, den kannst du wie folgt übernehmen:
Erstelle ein EXECUTIVE BRIEFING für den heutigen Tag.
STRUKTUR (wie bei Assistent:innen von Bezos, Cook, Nadella):
🚨 CRITICAL ALERTS – Was braucht SOFORT Aufmerksamkeit?
📊 KEY METRICS DASHBOARD – Zahlen, die zählen (Umsatz, Leads, Engagement usw.)
💼 STRATEGIC UPDATES – Deals, Partnerschaften, laufende Projekte
👥 PEOPLE & RELATIONSHIPS – Wichtige Gespräche, Kontakte, interne Dynamiken
📅 TODAY'S PRIORITIES – Was steht heute an? Welche Entscheidungen müssen getroffen werden?
⚡ QUICK WINS – Schnelle Erfolge oder To-Dos für den Tag
🔮 WATCH LIST – Frühwarnsystem für Chancen oder Risiken
FOKUS AUF:
- Auswirkungen auf Umsatz / Kosten / ROI
- Teamleistung & Bottlenecks
- Kunden- oder Partnerfeedback
- Wettbewerbsaktivitäten
- Zeitkritische Entscheidungen
- Beziehungsmanagement und Positionierung
Maximale Länge: 1000 Wörter. Jeder Satz muss wertvoll sein..User Prompt, Teil 2 (Achtung, anpassen!):
Hier musst du ein bisschen anpassen. Denn du musst einmal konkret beschreiben, welche Tools für den Agenten verfügbar sind, damit er nicht vorzeitig abspringt oder einfach nur selbst überlegt, ob er heute Lust hat auf die Kalenderinfos, aber die Chatnachrichten lieber überspringt. Hier mein Beispiel:
ERFORDERLICHE AKTIONEN – Führe diese Schritte in der angegebenen Reihenfolge aus:
Hole alle 1:1-Chatnachrichten aus Microsoft Teams (1:1 Tool)
Hole allgemeine Kanalnachrichten aus Microsoft Teams (Allgemeiner Chat Tool)
Rufe aktuelle Shareholder-Daten ab (Shareholder Chat Tool)
Rufe Infos vom Marketing-Team ab (MArketing Chat Tool)
Rufe Infos vom Postproduktionsteam ab (Postproduktions Chat Tool)
Rufe Infos vom Vertriebsteam ab (Sales Chat Tool)
Hole alle Meeting-Zusammenfassungen von Fireflies.ai (Get Meeting Summaries)
Hole alle Notizen aus DEX (timeline-items)
Hole alle Erinnerungen aus DEX (Dex reminders)
Hole alle heutigen und morgigen Termine aus Outlook (Outlook Get Events)
Wichtig:
Sammle alle verfügbaren Informationen aus jeder Quelle.
Keine Datenquelle darf ausgelassen werden.
Verwende alle Tools vollständig, bevor du dein finales Briefing erzeugst.
Deine finale Antwort soll als HTML-E-Mail formatiert sein, damit sie gut lesbar ist.Schritt 3: Datenquellen anbinden
Jede Datenquelle hat ihren eigenen Mini-Workflow, der aufgerufen wird, bevor der Agent arbeitet. Wir erstellen einen eigenen N8N Workflow pro Datenquelle. Das hält alles modular und robuster bei Fehlern.
Beispiel: MS Teams Nachrichten des Marketingteams der letzten 24h
Node 1: Trigger ("When executed by another workflow")
Node 2: MS Teams > Chat Messages (Limit 100)
Node 3: Filter (nur Messages der letzten 24h)
Node 4: Edit Fields (nur: Name, Message, Timestamp)
Genauso gehst du vor mit anderen Quellen, z.B.:
Outlook / Gmail: neue Mails
Kalender (Google / Outlook): Termine heute
CRM: letzte Updates
Fireflies o. Ä.: Meeting-Zusammenfassungen
Der Agent bekommt diese Workflows als Tools zugewiesen (im Hauptworkflow) und fragt die Daten entsprechend selbstständig ab.
Hierbei ist wichtig, dass im Prompt alle Tools erwähnt sind, damit der Agent weiß, was zu tun ist.
Das war etwas schnell? Hier noch einmal der Link zum Video, da kann man sehen, wie ich’s gebaut habe: https://youtu.be/Us9wm4B-b74
Warum modular (also warum in einzelnen “Tools”)?
Du kannst jedes Tool einzeln auf Fehler überprüfen
Du bist bei Ausfällen nicht komplett blockiert
Du kannst einzelne Quellen einfach deaktivieren
Schritt 4: Zusammenführen der Daten
Die Resultate aller Tools werden vom Agent selbstständig zusammengeführt. Theoretisch könntest du auch mit Merge / Combine Nodes die Daten zusammenführen und manipulieren, aber das ist für unseren Anwendungsfall nicht notwendig.
Tipp: Achte darauf, nur relevante Felder weiterzugeben, um den Tokenverbrauch des Modells schlank zu halten. Das amchst du mit Filter Nodes. Oder einfacher gesagt, achte darauf, den KI-Chats möglichst keinen unnötigen Text mitzuschicken.
Schritt 5: Ausgabe als E-Mail
Nach dem Agent kommt die Ausgabe direkt per Mail an dich. Mit der Expression $today kannst du das heutige Datum im Betreff setzen. Im E-Mail Body setzt du als Expression-Wert die Ausgabe vom Agent.
Node: Gmail / Outlook > Send Email
To: deine Adresse
Subject: "CEO Daily Briefing – {{ $today }}"
Body: {{ $json.outputFromAgent }} (HTML aktiviert)Im Prompt haben wir dir schon gesagt, dass wir den Text HTML-formatiert haben möchten, damit man alles gut lesen kann.
Output in HTML Format für bessere Lesbarkeit.Fazit
Mit wenigen Nodes und einem sauberen Prompt kannst du dir täglich ein hochwertiges Executive Briefing zusenden lassen – ganz ohne Code oder tiefes KI-Wissen. Die Struktur ist übersichtlich, flexibel und vor allem: praktisch. Zugegebenermaßen, wie man schon an der Länge des Beitrages sieht, ist es keine Anfänger-Automatisierung. Aber ich denke trotzdem, dass es für alle interessant ist. Schließlich lernen wir voneinander, wenn wir teilen, wie wir Probleme mit KI lösen.
Mein extra Tipp: Ich habe eine Variante für mich, das CEO Briefing. Dann gibt es diesen Workflow dupliziert, mit anderen Datenanbindungen (Tools), der geht an einen Teil meines Teams morgens. Damit habe ich auch noch die Kommunikationsgrundlage für alle Beteiligten verbessert und erleichter allen die Arbeit.
Wenn dir der Guide geholfen hat, teil ihn gerne mit anderen oder schreib mir, welche Quellen du noch eingebunden hast. Bei Fragen schick mir einfach eine E-Mail oder eine PN auf Social Media (vorzugsweise Instagram).
Bis zum nächsten Automatisierungstipp!
Liebe Grüße
Georg